Geschäftsreise mit Kurzurlaub kombinieren – hier drohte bis vor Kurzem das Entfallen aller Reisekosten!
Laut Finanzverwaltung dürfen die Kosten nun aufgeteilt werden
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Wer häufig auf Dienst- oder Geschäftsreise ist, der spielt in der Regel auch mit dem Gedanken, an diese Reise ein paar Urlaubstage anzuhängen. Bis vor Kurzem konnte dies jedoch noch verheerende Folgen haben, denn die zuständigen Finanzbehörden cancelten nicht selten dann die gesamten Reisekosten für die Dienstreise. Als Grund hierfür galt das sogenannte Abzugsverbot für private Kosten. Eine Aufteilung zwischen geschäftlichen und privaten Kosten war nicht möglich, wenn nicht zweifelsfrei belegbar war, dass die Aufwendungen für die Geschäftsreise eine übergeordnete Bedeutung hatten und hier nicht das private Vergnügen im Vordergrund gestanden habe. Eine Aufteilung der Kosten war nur dann erlaubt, wenn mittels expliziter Unterlagen und Belege objektive Merkmale eine leichte Trennung der Aufwendungen ermöglichte und wenn diese Aufwendungen in ihrem…
Nutzungsanteil eindeutig geschäftlich veranlasst waren.
Bundesfinanzhof schließt Anerkennung von Aufwand als Betriebsausgabe und Werbungskosten aus
Der Ausschluss der Anerkennung von Betriebsausgaben und Werbungskosten von nicht eindeutig erkennbarer beruflicher Veranlassung entspringt einem Gesetz aus dem Jahre 1970. Da viele Unternehmer Freunde und Bekannte zu Dienstreisen eingeladen hatten oder Feiern organisierten, sahen die Finanzbehörden hier dringenden Handlungsbedarf und strichen bei gemischten Aufwendungen hier die dienstlichen Aufwendungen komplett. Aufwendungen, die sowohl einen dienstlichen als auch privaten Charakter besaßen, mussten nun zu einhundert Prozent als privat veranlasst verbucht werden. Lediglich Belege wie beispielsweise Eintrittskarten oder Teilnahmegebühren für Kongresse oder Messen konnten noch anerkannt werden, die Verpflegungs- und die Übernachtungskosten wurden jedoch in ihrer Absetzungsmöglichkeit gestrichen.
Gründe für das Streichen von dienstlich veranlassten Aufwendungen
Was die zuständigen Finanzbehörden bezüglich der betrieblich veranlassten Aufwendungen zweifeln ließ, waren vor allem Hinweise auf zu reichlich private Zeit. Tagesprogramme, die nur wenig Zeit in Anspruch nahmen, wurden so ganz schnell privat veranlasste Aufwendungen, da hier davon ausgegangen wurde, dass der Teilnehmer den restlichen Tag mit privaten Aktivitäten ausgefüllt hatte. Explizit war dies immer dann der Fall, wenn auch noch der Ehepartner an der Geschäftsreise begleitend teilgenommen hatte. Eine betriebliche Einstufung dieser Kosten war als Betriebsausgabe oder als Werbungskosten nun nicht mehr möglich. Ganz besonders galt dies auch für Fälle, bei denen der Tagungsort eine hohe touristische Bedeutung ausübte. Reisen an interessante Orte und in diesbezügliche Länder wurden hier immer unter die Lupe genommen und die Kosten für diese Reisen dann häufig direkt als privat veranlasst eingestuft. Gleiches galt für die Kosten, wenn die berufliche Ausrichtung der Teilnehmer an Kongressen oder Messen nicht ebenfalls den jeweiligen Kongress- oder Messeumfängen zuzuordnen waren.
Nachweis für beruflich veranlasste Aufwendungen muss auch heute noch erbracht werden
Wer beruflich veranlasste Aufwendungen geltend machen möchte, der benötigt jedoch auch heute noch explizite Nachweise für diese Kosten. Reisekosten, denen keine diesbezügliche Veranlassung unterstellt werden kann, werden von den zuständigen Finanzbehörden deshalb auch aktuell immer noch als privat veranlasst eingestuft. Kann nicht zweifelsfrei geklärt werden, ob eine Aufwendung in ihrem Kern dienstlich veranlasst ist und fehlen auch die diesbezüglichen Belege, so muss damit gerechnet werden, dass die entstandenen Kosten keinen Steuerabzug zur Folge haben.
Aufteilung von betrieblich und privat veranlasster Aufwendungen kommt dem Steuerzahler entgegen
Obwohl das Erbringen von entsprechenden Nachweisen für die Reisekosten auch heute noch zwingend erforderlich ist, so hat der Bundesfinanzhof jedoch explizit entscheiden, dass eine Aufteilung in beruflich/dienstlich und privat veranlasster Aufwendungen nun durchaus möglich und erlaubt ist.
Schwierig wird die Aufteilung jedoch immer dann, wenn berufliche Meetings beispielsweise nur vormittags oder nachmittags stattfinden und der Rest des Tages somit privat genutzt wurde. Diese Reisekosten an sich sind dann zwar noch aufteilbar, bei den Verpflegungskosten wird es hingegen schwer werden, eine reine betriebliche Veranlassung nachzuweisen. Wichtig ist es hier deshalb, alle Belege zu sammeln, aus denen hervorgeht, dass die entstandenen Kosten eindeutig der Dienstreise zuzuordnen sind.