Basiswissen – Firmenwagen und Dienstwagen
Firmenwagen für Selbständige und Freiberufler – Dienstwagen für abhängig Beschäftigte
Für viele Selbständige, Gewerbetreibende und Freiberufler gehört der eigene Firmenwagen, der natürlich auch einmal privat genutzt wird, schon lange zu den ganz essentiellen Bestandteilen der eigenen beruflichen Tätigkeit. Für alle Einzelunternehmer, die des Öfteren Kundentermine auswärts wahrzunehmen haben, entscheidet oftmals ganz besonders ein Firmenfahrzeug über Wohl und Wehe des eigenen Geschäftserfolges. In größeren Unternehmen mit entsprechenden Hierarchien steht der Firmenwagen – beziehungsweise der beinahe genau so häufig synonym verwendete Begriff „Dienstwagen“ – natürlich auch im Dienste der Firma und erleichtert hier beispielsweise Mitarbeitern im Vertrieb, im Einkauf und Verkauf und in der persönlichen Kundenberatung die effiziente Wahrnehmung von Terminen mit einem mehr oder minder repräsentativen Firmenfahrzeug.
Dienstwagen als Statussymbol und als zusätzliche Gehaltskomponente
Dienstwagen könnten – mit allen steuerlichen Privilegien – theoretisch allen abhängig Beschäftigten gewährt werden, in der Praxis ist die Vergabe allerdings so gut wie immer auf Mitarbeiter in höheren Hierarchiestufen beschränkt. „Abhängig Beschäftigte“ kann dabei also ein sehr weit gefasster Begriff sein und beispielsweise vom Account Manager oder Business Development Manager über Mitarbeiter mit Entscheidungsbefugnis im Einkauf oder Verkauf bis hin zu angestellten Geschäftsführern und Vorständen reichen. In der mittleren Führungsebene von deutschen Unternehmen finden sich heute in der Regel viele Mitarbeiter die tatsächlich einen Dienstwagen zur beruflichen – und gegebenenfalls auch zur privaten – Nutzung gestellt bekommen. Dienstwagen, die mehr repräsentieren als nur die Fähigkeit kosteneffizient von A nach B zu kommen, gehören ohne Frage zu den wichtigsten Statussymbolen im Unternehmen und spielen – vor allem in wirtschaftlich etwas angespannten Zeiten – eine gewichtige Rolle in Gehaltsverhandlungen. Viele Freiberufler, Selbständige und Gewerbetreibende haben, wenn sie ein Firmenfahrzeug auch privat nutzen möchten, ein detailliertes Fahrtenbuch zu führen, um die private Nutzung von der für die Betriebsausgaben relevanten unternehmerische Nutzung zweifelsfrei abzugrenzen zu können. Wie aber ist eigentlich die steuerliche Situation bei der privaten Nutzung eines Dienst- oder Firmenwagens für abhängig Beschäftigte? Prinzipiell ganz ähnlich:
Dienstwagen für abhängig Beschäftigte aller Hierarchiestufen: Geldwerter Vorteil
Von seltenen Ausnahmen einmal abgesehen wird beinahe jeder in Deutschland zugelassene Dienstwagen auch anteilig privat genutzt: Hierzu gehören zum Beispiel die Fahrten zwischen Arbeitsstätte und Wohnung, in vielen Fällen aber auch rein private Fahren, wie zum Beispiel Besorgungsfahrten, Einkäufe oder Wochenendausflüge. Der Arbeitnehmer mit Dienstwagen hat hier durch diese private Nutzung einen so genannten geldwerten Vorteil, der sich durch den erhaltenen Nutzungswert bemisst. Die gesetzlichen Grundlagen für diese steuerliche Einordnung eines auch privat genutzten Firmenwagens finden sich im Einkommenssteuergesetz (EStG), genauer gesagt in den Paragraphen 6 und 8: § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG und § 8 Abs. 2 Satz 2 EStG. Der durch die Firmenwagen-Nutzung gewährte geldwerte Vorteil muss dem zu Folge natürlich ordnungsgemäß versteuert werden. Für die Bewertung der Höhe des geldwerten Vorteils stehen dabei in steuerlicher Hinsicht drei Methoden zur Auswahl, von denen allerdings nur zwei Methoden häufig angewendet werden. Während die pauschale 1%-Regelung und die Führung eines detaillierten Fahrtenbuches die Regel sind, kommt die so genannte „sachgemäße Schätzung“ mit stark vereinfachtem Fahrtenbuch oder anderen direkt nachvollziehbaren Schlussfolgerungen nur vergleichsweise selten zum Einsatz. Nachfolgend hier also ein Blick auf die pauschale 1%-Regelung und das Gegenmodell der Dokumentation des privaten Anteils mit Hilfe eines Fahrtenbuchs.
Firmenwagen: Pauschale 1%-Regelung vs. Detaillierte Dokumentation im Fahrtenbuch
Letztere Methode ist zwar deutlich aufwändiger, kann sich aber durchaus steuerlich und finanziell rentieren, wenn der Arbeitnehmer den Dienstwagen nur in geringem Maße tatsächlich auch privat nutzt. Der Zusatzaufwand bei der peniblen Fahrtenbuch-Dokumentation entsteht übrigens längst nicht nur beim privat fahrenden Arbeitnehmer sondern verursacht auch bürokratischen Aufwand beim Arbeitgeber. Dieser muss beispielsweise die kompletten Kosten des Firmenwagens offenlegen. Unter „Kosten“ fallen hier – neben den Anschaffungskosten des Pkw selbst – unter anderem Kfz-Steuern, Versicherung(en), Reparaturen und Pannenservice, GEZ-Gebühren, Mitgliedschaften in Automobilclubs und zahlreiche weitere kleine Posten. Wenn für den Firmenwagen allerdings explizit eine mehr als nur geringfügige private Nutzung angedacht ist, empfiehlt sich im Regelfall die Inanspruchnahme der einfacheren Pauschalregelung. Hierbei wird pro Monat genau ein Prozent des Inlandslistenpreises des Neufahrzeuges (Brutto) – unabhängig von der absoluten Höhe des Fahrzeugwertes – als geldwerter Vorteil angesetzt. Dieser Bruttopreis wird dabei aktuell auf volle 100 € abgerundet und im Anschluss durch 100 geteilt (1%-Regelung). Da der Arbeitnehmer vor allem durch die Fahrt zur Arbeit weitere geldwerte Vorteile hat, wird jeder Kilometer der einfachen Fahrt von der Wohnung zur Arbeitsstätte mit weiteren 0,03 % hinzu addiert. Ein kurzes Rechenbeispiel zur Verdeutlichung: Bei einem Bruttopreis des Fahrzeuges von 41.090,00 € (abgerundet: 41.000,00 €) und einer einfachen Fahrtstrecke Wohnung – Arbeit von 22 Kilometern entsteht auf Seiten des Dienstwagen-Fahrers ein geldwerter Vorteil i.H.v. 410,00 € + 270,60 €, der natürlich vom Arbeitnehmer entsprechend versteuert werden muss. Mit dieser Pauschale sind dann – auch bei dieser Methode – bereits alle steuerlich relevanten Abschreibungen und Kosten rund um den jeweiligen Dienstwagen vollständig abgegolten.
Die Wahl der steuerlichen Firmenwagen-Regelung kann in jedem Jahr neu angepasst werden
Unternehmen, die über eine größere Dienstwagen-Flotte verfügen, haben sicherlich umfangreiche Erfahrungswerte in steuerlicher Hinsicht und können darüber hinaus dem Arbeitnehmer, oder der Arbeitnehmerin, die Entscheidung über das richtige steuerliche Modell abnehmen. Hier ist der Gang zum eigenen Steuerberater also nicht unbedingt obligatorisch. Übrigens ist die Entscheidung für eines der beiden genannten Modelle explizit nicht auf Dauer bindend sondern kann im Jahreswechsel an die Gegebenheiten – zum Beispiel ein geändertes Verhältnis zwischen dienstlicher und privater Nutzung – angepasst werden. Wenn zu Jahresbeginn allerdings mit der Führung eines detaillierten Fahrtenbuches begonnen wurde, muss diese Fahrt-Dokumentation allerdings bis zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres fortgeführt werden.