ELStAM – aktuelle Informationen
Nachdem die Einführung bereits mehrere Male verschoben wurde, kommen die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) nun zum 01 Januar 2013. Mit der Einführung von ELStAM soll das Lohnsteuerabzugsverfahren sowohl für Arbeitgeber wie auch für Arbeitnehmer und Finanzamt vereinfacht werden.
Änderungen werden automatisch berücksichtigt
Sobald ELStAM vom Arbeitgeber genutzt wird, können wichtige Änderungen direkt beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt werden. Kommt es beispielsweise aufgrund Heirat, der Geburt eines Kindes oder eines Kirchenaustritts zu Änderungen, so werden diese automatisch vom Melderegister in ELStAM übertragen. Dies gilt jedoch nicht für antragsgebundene Freibeträge. Wer also einen Freibetrag für Behinderte oder Hinterbliebene nutzen möchte, muss diese nach wie vor jährlich beim Finanzamt eintragen lassen, sofern die Eintragung nicht gleich für mehrere Jahre beantragt wurde.
Vorteile von ELStAM
Durch Vorteile von ELStAM erfolgt die Kommunikation zwischen Verwaltung, Unternehmen und Bürgern papierlos und auf sicherem elektronischem Wege. Dies führt zu einer deutlichen Verkürzung bei den Bearbeitungszeiten. Mit Einführung von ELStAM ist das Finanzamt die einzig zuständige Stelle, wenn es um die Änderung der einzelnen Lohnsteuermerkmale geht. Dies vermeidet unnötige Wege. Künftig ist es nicht mehr erforderlich, bei Verlust einer Lohnsteuerkarte eine kostenpflichtige Ersatzkarte auszustellen. Um Änderungen der Lohnsteuermerkmale durchzuführen, muss bei ELStAM keine Lohnsteuerkarte mehr vorgelegt werden. Somit ist es nicht mehr erforderlich, vorab die Lohnsteuerkarte beim Arbeitgeber anzufordern und nach der Änderung wieder abzugeben.
Übergangszeitraum für Arbeitgeber
Da die Arbeitgeber zunächst ihre Software und die internen betrieblichen Abläufe für ELStAM umstellen. Damit ein sowohl für die Verwaltung wie auch die Arbeitgeber eine schrittweise Umstellung auf ELStAM möglich ist, gilt für die Einführung ein gewisser Übergangszeitraum. Die Arbeitgeber haben bis zum letzten im Jahre 2013 anfallenden Lohnzahlungszeitraum Zeit, ihre Systeme umzustellen. Bis dahin muss der Arbeitgeber dann ELStAM anwenden und abrufen.
Lohnsteuerkarte behält ihre Gültigkeit
Bis zur endgültigen Nutzung von ELStAM durch den Arbeitgeber bleibt die für 2010 ausgestellte Lohnsteuerkarte weiterhin gültig. Der Arbeitgeber ist verpflichtet. Diese weiterhin aufzubewahren und auch für den Lohnsteuerabzug in 2012 weiter zu nutzen. Dabei werden die auf der Lohnsteuerkarte eingetragenen Merkmale zugrunde gelegt. Die Vernichtung der Lohnsteuerkarte erfolgt dann erst mit der kompletten Einführung von ELStAM.
Besonderheiten im Steuerjahr 2012
Kommt es in 2012 noch zu Änderungen der Lohnsteuermerkmale oder der Freibeträge, so müssen diese in der Lohnsteuerkarte für 2010 bzw. in der Ersatzbescheinigung für 2011 vermerkt werden. Für den Fall, dass diese dem Arbeitgeber bereits vorliegen, können die Änderungen beim ersten Dienstverhältnis zur Vereinfachung auf anderem Wege nachgewiesen werden. So kann beispielsweise das Informationsschreiben des Finanzamtes über die erstmalig in ELStAM eingetragenen Lohnsteuermerkmale vorgelegt werden, sofern diese noch zutreffend sind. Alternativ ist auch die Vorlage eines durch das Finanzamt erstellten Ausdrucks der für 2012 gültigen ELStAM zulässig.
Erstmalige Lohnsteuerkarte für 2012
Für den Fall, dass Arbeitnehmer für 2012 noch eine Lohnsteuerkarte benötigen, wird durch das Finanzamt eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug ausgestellt. Dies gilt auch dann, wenn aufgrund eines weiteren Beschäftigungsverhältnisses eine Lohnsteuerkarte für die Lohnsteuerklasse VI ausgestellt werden muss. Des Weiteren wird eine Bescheinigung auch im Falle eines Verlusts oder Unbrauchbarkeit der Lohnsteuerkarte ausgestellt. Eine Ausnahme gilt für Arbeitnehmer, die im Jahre 2012 eine Ausbildung beginnen. Hier hat der Arbeitgeber die Möglichkeit von der Lohnsteuerklasse I auszugehen, falls der Auszubildende seine Identifikationsnummer, da Geburtsdatum sowie die Religionszugehörigkeit bekannt gibt.
Arbeitgeberwechsel im Jahr 2012
Wer im Jahr 2012 seinen Arbeitgeber wechselt, erhält wie bisher die Lohnsteuerkarte für 2010 bzw. die Ersatzbescheinigung für 2011 von seinem bisherigen Arbeitgeber zurück. Diese müssen anschließend beim neuen Arbeitgeber wieder vorgelegt werden. Für den Fall, dass dem Arbeitgeber noch weitergehende nachweise vorgelegt wurden, müssen diese ebenfalls ausgehändigt werden.
Wer führt künftig Änderungen durch?
Bereits seit 2011 ist für Änderungen der Lohnsteuermerkmale nicht mehr die Gemeinde, sondern das Finanzamt zuständig. Dadurch wurden die verschiedenen zuvor durch die Gemeinden erledigten Aufgaben auf das Finanzamt übertragen. Hierzu gehört unter anderem Änderungen bei der Lohnsteuerklasse, Berichtigung von nicht korrekten Lohnsteuermerkmalen, Eintragungen von Kinderfreibeträgen für Kinder unter 18 Jahren sowie die Unterdrückung bzw. Reaktivierung eines Kinderfreibetrages.