Steuer sparen – AfA Tabelle
So umfassend die Steuergesetzgebung ist, oft bleibt sie hinter der Realität zurück und stellt Unternehmen und Steuerberater vor große Herausforderungen. In der heutigen Zeit kommt kaum ein Unternehmen ohne Computer und verschiedene Software aus. Die Hardware stellt kein Problem dar, sie findet in der AfA Tabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter Berücksichtigung. Für Computer, Notebooks, Drucker und andere Peripheriegeräte beträgt laut AfA Tabelle die Nutzungsdauer drei Jahre. So klar die Regelungen die Hardware betreffend sind, bei der Software treten in der Praxis Probleme auf.
Hard- und Software in Verbindung
Die AfA Tabelle für allgemein verwendbare Wirtschaftsgüter betrifft materielle Güter wie Computer oder Drucker. Software dagegen stufen die Finanzbehörden als immaterielles Wirtschaftsgut ein. Für immaterielle Wirtschaftsgüter existieren keine eigenen AfA Tabellen, daher entstehen in vielen Fällen Diskussionen über die jeweilige Nutzungsdauer mit den Finanzbehörden. Einfach liegt der Fall, wenn Hard- und Software zusammen erworben werden und die auf den Geräten installierte Software nicht gesondert auf der Rechnung ausgewiesen ist. Hier greift die AfA Tabelle für allgemein verwendbare Wirtschaftsgüter für Hard- und Software. Die Nutzungsdauer beträgt einheitlich 3 Jahre und der Preis für Hard- und Software wird einheitlich über die Nutzungsdauer laut AfA Tabelle abgeschrieben. Doch oft wird die Software separat erworben.
Standard-Software richtig abschreiben
In vielen Fällen orientiert sich die Nutzungsdauer von Software an der AfA Tabelle, die die Nutzungsdauer von der Hardware festlegt. Doch da AfA Tabellen nicht für immaterielle Güter gelten, haben sich im Steuerwesen verschiedene Abweichungen etabliert. Die Argumentation, dass Software, die auf einem materiellen Datenträger ausgeliefert wird, ein materielles Gut sei, teilt der Bundesfinanzhof (BFH) nicht. Es bestehen sogar Bestrebungen, die Nutzungsdauer für Software auf zehn Jahre zu verlängern. Dieses Vorgehen widerspricht der wirtschaftlichen Praxis für Unternehmen und senkt die Anreize, sich mit aktueller Software auszustatten. Bisher orientiert sich Nutzungsdauer und damit die Abschreibung in vielen Fällen an den AfA Tabellen. Doch es gibt Ausnahmen.
Nutzungsdauer oft abweichend von der AfA Tabelle
Eine Ausnahme mit einer längeren Nutzungsdauer als in der AfA Tabelle ablesbar stellt die ERP- Software dar. Die Finanzbehörden nehmen für Enterprise-Ressource-Planning-Software (ERP) eine Nutzungsdauer von fünf Jahren an. Auch bei den sogenannten Trivialprogrammen weicht die Nutzungsdauer in einigen Fällen von der Nutzungsdauer der Hardware ab. Die Finanzbehörden definieren Trivialsoftware als Programme, die durch jedermann käuflich erworben werden können und weniger als 410 Euro kosten. Trivialprogramme mit einem Kaufpreis von bis zu 150 Euro gelten als abnutzbares, bewegliches Wirtschaftsgut. Ihr Kaufpreis darf im Jahr des Erwerbs vollumfänglich steuerlich geltend gemacht werden oder über die übliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Es liegt in der Entscheidung des Unternehmers, welchen Weg er bevorzugt. Für Software, die in der Anschaffung mit 150 bis 1.000 Euro zu Buche schlägt, gilt seit dem Jahr 2008 die sogenannte Pool-Lösung. Alle Wirtschaftsgüter in diesem Preissegment, die innerhalb eines Jahres angeschafft werden, werden zu einem Pool zusammengefasst. Dieser Pool wird wie ein einzelnes Wirtschaftsgut behandelt und eine Nutzungsdauer von fünf Jahren wird angenommen. Der Unternehmer hat ein Wahlrecht. Möchte er Software mit einem Wert zwischen 150 und 410 Euro sofort im Jahr der Anschaffung abschreiben, dann kann er die Pool-Regelung in keinem Fall nutzen.
Software-Updates richtig behandeln
Im Alltag verschiedener Unternehmen gehört nicht nur die Neuanschaffung von Software zum alltäglichen Vorgehen. Auch das regelmäßige Erwerben von Software-Updates entspricht der üblichen Betriebspraxis. Für die steuerliche Behandlung von Updates hat sich dagegen bisher keine Praxis etabliert. Steuerlich können sie als nachträgliche Anschaffungskosten, teils sofort abzugsfähige Programmpflege und teils als Neuanschaffung behandelt werden.