Steuertipp: Wenn mehrere Fahrzeuge im Unternehmen privat genutzt werden
Bei der privaten Nutzung bzw. der Mitbenutzung von Kraftfahrzeugen eines Unternehmens gilt die Einkommensbesteuerung (§ 8 Abs. 2 Satz 2 EStG). Dabei kommt jedes Fahrzeug, dass zur privaten Nutzung geeignet ist infrage, also auch Wohnmobile, Motorräder und Pick-ups. Die Kfz-steuerliche Einstufung spielt keine Rolle. Das Fahrzeug muss lediglich zum Transport von Personen geeignet sein. Zugmaschinen sind nicht zur privaten Nutzung geeignet.
Zur Besteuerung des privaten Nutzungsanteils sind zwei Methoden möglich.
Eine Möglichkeit ist es, den tatsächlichen privaten Nutzungsanteil zu ermitteln. Um dies machen zu können, müssen zum einen die anfallenden Fahrzeugkosten pro Jahr ermittelt werden. Die Verbrauchskosten z. B. für Benzin dürfen dann nicht mit denen von anderen Fahrzeugen vermischt werden. Die Zuordnung der anfallenden Kosten sollte nach Kfz-Kennzeichnen durchgeführt werden. Zusätzlich muss ein Fahrtenbuch exakt geführt werden. In diesem müssen die Km-Stände für geschäftliche und private Zwecke genau auseinandergehalten werden können. So können dann die gesamten Fahrzeugkosten pro Jahr bestimmt und auf private und geschäftliche Nutzung unterteilt werden.
Die andere Möglichkeit ist die Pauschalierung durch Anwendung der 1%-Regelung. Diese zulässige Pauschalierung trifft zwar in den wenigsten Fällen zu, sorgt jedoch dafür, dass der Privatnutzer kein Fahrtenbuch führen muss und vereinfacht die Besteuerung. Bei Zugmaschinen und Werkstattwagen kann die 1%-Regelung nicht angewandt werden.
Wenn mehrere Fahrzeuge des Betriebs zur Verfügung stehen, so muss der private Nutzungsanteil nach denselben Regeln ermittelt werden. Die Anwendung der 1%-Regel muss dann mehrfach auf die unterschiedlichen Fahrzeuge angewandt werden. Damit diese Regelung gültig ist, wird vorausgesetzt, dass sämtliche Fahrzeuge dem Arbeitnehmer oder Unternehmer auch zur privaten Nutzung zur Verfügung stehen.
Wenn mehrere Personen abwechselnd ein Fahrzeug des Betriebs nutzen, muss, wenn die Fahrtenbuchmethode nicht angewandt wird, die 1 %-Regelung auf die Anzahl der Nutzer aufgeteilt werden.
Wann das Führen eines Fahrtenbuchs notwendig ist
Wird ein Fahrzeug nicht privat genutzt, so muss der Unternehmer dies nachweisen. Dieser Nachweis wird durch das Führen eines Fahrtenbuchs oder ein abgeschlossenes Betriebsgelände bzw. Nutzungsverbots geleistet. Vom Gesetzgeber vorgeschrieben ist, dass ein Nutzungsverbot vom Arbeitgeber überwacht werden muss, da bei einem Pkw davon ausgegangen wird, dass dieser auch zur privaten Nutzung verwendet wird.
Wann ist ein Fahrzeug ein Firmenwagen?
Das Fahrzeug bzw. die Fahrzeuge eines Betriebs gehören zum Betriebsvermögen des Unternehmens. Handelt es sich bei diesem um eine Kapitalgesellschaft, ist dieser Fall immer gegeben, da kein Privatvermögen bei der Gesellschaft vorhanden ist. Im Falle eines Freiberuflers, einer Personengesellschaft oder eines Einzelunternehmers muss vorab die Frage geklärt werden, ob das Fahrzeug zum Betriebsvermögen gezählt wird oder nicht. Bei der Entscheidung kommt es auf den betrieblichen Nutzungsanteil an. Dieser muss mehr als 50 Prozent betragen. Ein Fahrzeug, das von einem Einzelunternehmer angeschafft wurde, kann kein Betriebsfahrzeug sein, wenn dieses hauptsächlich privat genutzt wird. Die Fahrten von der Wohnung bis zur Arbeitsstätte werden dabei als betriebliche Fahrten behandelt und entsprechend auch berücksichtigt.
In der Regel hat die Einstufung eines Fahrzeugs als betriebliches Fahrzeug erhebliche Vorteile. Alle Kfz-Ausgaben können dann als Betriebsausgaben geltend gemacht werden und ein Vorsteuerabzug im Rahmen der Umsatzsteuer kann durchgeführt werden. Der Nachweis, ob ein Fahrzeug zu mindestens 50 Prozent für betriebliche Zwecke genutzt wird, liegt bei dem Unternehmer. Dieser sollte möglichst schon vor dem eigentlichen Kauf des Fahrzeugs plausibel und nachvollziehbar deutlich machen können, dass die Nutzung entsprechend bei mehr als 50 Prozent für betriebliche Zwecke vorgesehen ist. Zum Nachweis nach der Anschaffung kann dann ein Fahrtenbuch geführt werden. Neben dem Fahrtenbuch können Daten aus einem Terminkalender und ähnliche Aufzeichnungen verwendet werden. Wichtig ist, dass die Datenlage eindeutig ist, um Problemen vorzubeugen.
Kann dieser Nachweis nicht erbracht werden bzw. wird die Grenze von 50 Prozent nicht überschritten, kann jeder gefahrene Kilometer pauschal mit 0,30 Euro als Betriebsausgabe eingetragen werden. Besser ist es meist, die tatsächlichen Fahrzeugkosten aufzuzeichnen. Besonders bei neuen Fahrzeugen (bis zu sechs Jahre alt) liegen die Fahrzeugkosten durch Leasingraten oder Abschreibungen über der sonst vom Finanzamt gewährten Km-Pauschale.
Wenn der Steuerpflichtige und dessen Mitarbeiter gemeinsam ein Fahrzeug auch für private Zwecke nutzen, muss der ermittelte Nutzungswert pauschal auf die Anzahl der zur Nutzung Berechtigten aufgeteilt werden.