Die zertifizierte Elster-Übermittlung – Fristen für 2013 beachten!
Seit dem 01.01.2013 dürfen Unternehmen elektronische Datenübermittlungen an das Finanzamt nur noch in authentifizierter Form übermittelt werden. Hierfür müssen die gesendeten Unterlagen mit einer Zertifizierung versehen sein. Betroffen von der zertifizierten Elster-Übermittlung sind Umsatzsteuervoranmeldungen, Dauerfristverlängerungen, Anmeldungen von Sondervorauszahlungen, zusammenfassende Meldungen sowie Lohnsteuer-Anmeldungen. Handschriftliche Bestätigungen sowie Übermittlungen ohne Zertifikat werden durch die Finanzämter nicht mehr anerkannt.
Übergangsregelung bis August 2013
Zunächst war für die Einführung der zertifizierten Elster-Übermittlung keine Übergangsfrist vorgesehen. Kurz vor Weihnachten wurde dann doch eine Übergangsfrist bis zum 31.08.2013 bekannt gegeben. Bis zu diesem Zeitpunkt erkennen die Finanzämter die genannten Unterlagen auch ohne zertifizierte Elster-Übermittlung an. Unternehmen haben somit die Möglichkeit sich eingehend mit diesem Thema zu befassen und die benötigte Zertifizierung zu erwerben.
Es gibt Ausnahmen
Die zertifizierte Elster-Übermittlung wird nicht für alle Steuer-Datenübermittlungen vorgeschrieben. Hiervon ausgenommen sind Einnahme/Überschussrechnungen sowie betriebliche und private Steuererklärungen. Um einen zusätzlichen Aufwand für handschriftliche Bestätigungen zu vermeiden, ist es jedoch durchaus ratsam, für diese ebenfalls eine zertifizierte Elster-Übermittlung zu nutzen. Zumal die meisten Unternehmen und Selbstständige mittlerweile über ein entsprechendes Zertifikat verfügen.
Anderweitige Ausnahmen nur in Härtefällen
Weitere Ausnahmen gibt es für die zertifizierte Elster-Übermittlung nur in absoluten Härtefällen. Ein solcher liegt beispielsweise vor, wenn ein Selbstständiger keinen eigenen Computer besitzt. Es kann als niemand zu verpflichtet werden sich extra für die zertifizierte Elster-Übermittlung einen Rechner anzuschaffen. Wer von einer Härtefallregelung Gebrauch machen möchte, muss dies schriftlich beim zuständigen Finanzamt beantragen und ausführlich begründen.
Anerkannte Signaturverfahren
Als Signatur erkennen die Finanzämter neben den amtlichen Elster-Zertifikaten noch verschiedene andere Varianten an. Akzeptiert werden auch Chipkarten-Signaturen der verschiedenen anerkannten Zertifizierungs-Anbieter. Hierzu gehören beispielsweise der Dienst der Sparkassen „S-Trust“, „Signtrust“ der Deutschen Post oder auch der Dienst „D-Trust“ von der Bundesdruckerei. Ebenfalls anerkannt wird das Zertifikat der Steuerberater-Organisation DATEV. Sofern freigeschaltet kann auch die Signaturfunktion der Geldkarte sowie des elektronischen Personalausweises für die zertifizierte Elster-Übermittlung genutzt werden. Werden andere als die amtlichen Elster-Zertifikate genutzt, muss vorab eine Registrierung auf dem Portal von Elster-Online durchgeführt werden. Aufgrund der großen Anzahl an Registrierungen kommt es hierbei im Moment zu Verzögerungen. Das Bundesfinanzministerium empfiehlt deshalb, sich möglichst frühzeitig zu registrieren.
Fristen für Umsatzsteuervoranmeldungen
Für die zertifizierte Elster-Übermittlung gilt bei Umsatzsteuervoranmeldungen eine Frist bis zum 10. des Folgemonats. Bei verspäteter Abgabe können die Finanzämter Verzugszinsen und Säumniszuschläge berechnen. Unternehmen deren Umsatzsteuer-Zahllast im Vorjahr über 7.500 Euro lag müssen jeden Monat eine Umsatzsteuervoranmeldung mit zertifizierter Elster-Übermittlung senden. Bei einer geringeren Zahllast erfolgt die Übermittlung alle drei Monate. Auch hierfür gilt eine Frist von 10 Tagen. Neugegründete Unternehmen müssen unabhängig von der Höhe der zu zahlenden Umsatzsteuer für die ersten beiden Jahre eine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung senden. Liegt die jährliche Umsatzsteuer-Zahllast unter 1.000 Euro, so sind Unternehmen generell von den Umsatzsteuervoranmeldungen befreit.
Antrag auf Dauerfristverlängerung
Gerade für kleinere Unternehmen ohne eigene Buchhaltung ist die Frist von 10 Tagen oftmals zu knapp um die Umsatzsteuervoranmeldung fertigzustellen. Diese haben die Möglichkeit eine Dauerfristverlängerung beim zuständigen Finanzamt zu stellen. Für diesen Antrag ist seit Neuestem ebenfalls eine zertifizierte Elster-Übermittlung erforderlich. Um für das laufende Kalenderjahr noch eine Dauerfristverlängerung zu erhalten, muss der Antrag bis spätestens zum 10.02. beim Finanzamt vorliegen. Wer seine Umsatzsteuervoranmeldung quartalsweise übersenden muss, hat hierfür noch bis zum 10.04 Zeit. Für den Antrag ist im Übrigen keine besondere Begründung erforderlich. Die Finanzämter bewilligen diesen zumeist ohne weitere Einwände. Um einen Zinsvorteil für den Unternehmer zu vermeiden, muss mit der Dauerfristverlängerung auch eine Sonderzahlung geleistet werden. Diese beträgt 1/11 der Umsatzsteuerlast des Vorjahres. Die Anmeldung der Sondervorauszahlungen erfolgt dabei ebenfalls mit zertifizierter Elster-Übermittlung.
Die möglichen Übermittlungswege
Am einfachsten funktioniert die zertifizierte Elster-Übermittlung mit einer entsprechenden Buchführungssoftware. In diesem Fall muss das Online-Portal von Elster nur dazu genutzt, um das benötigte Zertifikat zu erwerben oder eine bereits vorhandene Signatur zur registrieren. Selbstständige oder Unternehmen, die über keine entsprechende Software verfügen, können für eine zertifizierte Elster-Übermittlung auch einfach die Steuer-Software „ElsterFormular“ verwenden. Als Alternative kann die zertifizierte Elster-Übermittlung auch direkt über den privaten Bereich des Elster-Portals erledigt werden.