Der Vorsteuerabzug und die rechtlichen Voraussetzungen
Unternehmer haben die Möglichkeit, die in Rechnung gestellte Umsatzsteuern als Vorsteuer in Abzug zu bringen, wenn die berechtigte Leistung für das eigene Unternehmen erbracht wurde. Der Vorsteuerabzug ist immer im betreffenden Vormeldezeitraum möglich in dem die Rechnung erstellt wurde. Je nach Höhe der Umsatzsteuerlast werden Umsatzsteuervoranmeldungen monatlich oder quartalsweise an das Finanzamt übermittelt. Zudem ist ein Vorsteuerabzug auch dann möglich, wenn der Unternehmer aufgrund einer ordnungsgemäßen Rechnung bereits vor Leistungserstellung eine Anzahlung leistet. Für den Fall, dass die Rechnung nicht korrekt ist, weil wichtige Pflichtangaben fehlen, so ist ein Vorsteuerabzug unter Umständen nicht möglich.
Begriff der Rechnung und Formen der Übermittlung
Als Rechnung gilt jedes Dokument, mit dem eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird. Dabei ist es für den Vorsteuerabzug unerheblich wie das das entsprechende Dokument bezeichnet wird. So kann eine Rechnung beispielsweise auch durch den Empfänger der Leistung in Form einer Gutschrift ausgestellt werden. Wichtig dabei ist, dass dies vorher zwischen den beiden Vertragsparteien so vereinbart wurde. Widerspricht der Empfänger der Gutschrift, so verliert diese auch automatisch die Funktion einer Rechnung. Rechnungen können entweder in Papierform oder auch auf elektronischem Wege übermittelt werden. Eine elektronische Übermittlung bedarf immer der Zustimmung des Empfängers. Diese gilt jedoch bereits, als gegeben solange der Rechnungsempfänger einer elektronischen Übermittlung nicht widerspricht. Seit September 2011 ist ein Vorsteuerabzug auch bei nicht signierten elektronischen Rechnungen möglich.
Anforderungen an den Inhalt einer Rechnung
Im Umsatzsteuergesetz ist geregelt, welche Anforderungen eine Rechnung für den Vorsteuerabzug erfüllen muss. Wichtig ist zunächst, dass sowohl Name und Anschrift des Ausstellers wie auch des Empfängers in der Rechnung aufgeführt sind. Dazu muss das leistende Unternehmen seine Steuernummer bzw. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben. Neben Umfang und Art der Leistung muss in der Rechnung auch das Leistungs- bzw. das Lieferdatum genannt sein. Für den Vorsteuerabzug wichtig ist zudem der angewendete Steuersatz sowie der angefallene Steuerbetrag. Dazu benötigen Rechnungen ein Rechnungsdatum sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer. Erfolgt die Leistung auf den Namen des Rechnungsausstellers und vermittelt dieser den Umsatz in fremdem Namen und für fremde Rechnung, so müssen beide Steuernummern bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummern in der Rechnung angegeben werden. Dies ist unter anderem bei Tankstellenbesitzern und Reisebüros der Fall.
In der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStD) werden die einzelnen Anforderungen für den Vorsteuerabzug konkretisiert und zum Teil auch vereinfacht. So kann beispielsweise bei kleineren Rechnungen unter 150 Euro auch auf die Angabe einer Steuernummer, des Lieferzeitpunkts sowie auf eine fortlaufende Rechnungsnummer verzichtet werden. Zulässig sind auch Abkürzungen, Buchstaben, Zahlen oder Symbole, wenn ihre Bedeutung in der Rechnung oder aber in anderen Unterlagen eindeutig festgelegt ist.
Sind in einer Rechnung nicht alle für den Vorsteuerabzug erforderlichen Angaben enthalten, kann diese auch noch nachträglich berichtigt werden. Die fehlerhaften bzw. fehlenden Angaben können im Anschluss mittels eines sich auf die Rechnung beziehenden Dokumentes übermittelt werden. Um den Vorsteuerabzug auch noch nachträglich kontrollieren zu können, müssen sämtliche Eingangsrechnungen sowie die Kopien der Ausgangsrechnungen für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.
Unrichtiger und unberechtigter Steuerausweis
Eine Rechnung, die nicht korrekt ausgestellt wurde, kann für den Rechnungsempfänger bezüglich eines möglichen Vorsteuerabzugs problematisch werden. So kann es bei einer falsch ausgewiesenen Umsatzsteuer zu einer überhöhten Zahlungsverpflichtung gegenüber dem Finanzamt kommen. Diesbezüglich muss zwischen einem unrichtigen und unberechtigten Umsatzsteuerausweis unterschieden werden. Unternehmer, die in einer Rechnung fälschlicherweise einen zu hohen Mehrwertsteuerbetrag ausweisen, schulden gegenüber dem Finanzamt auch den höheren Betrag. Dies gilt beispielsweise bei der Anwendung eines falschen Steuersatzes, einer Falschberechnung oder der Behandlung eines steuerfreien Betrages als steuerpflichtigen. Durch eine Berichtigung der Rechnung lässt sich ein fehlerhafter Vorsteuerabzug im Vorfeld noch vermeiden. Unternehmer, die in der Rechnung einen gesonderten Steuerbetrag ausweisen, obwohl sie dazu nicht berechtigt sind, schulden diesen Betrag ebenfalls. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn ein Kleinunternehmer auf seiner Rechnung einen Steuerbetrag separat ausweist. Hier lässt sich eine endgültige Zahlungslast nur dann vermeiden, wenn der Rechnungsempfänger auf einen Vorsteuerabzug verzichtet. Alternativ kann die bei einem Vorsteuerabzug abgezogene Vorsteuer auch an das Finanzamt zurückgezahlt werden. In diesem Fall entgeht der Rechnungsaussteller ebenfalls einer Zahllast an das Finanzamt.